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    為什么團隊項目交付總是不到位?

    在計劃中,組員應該像一套房子的裝修隊那樣,按照給出的設計圖一步步執行計劃,直到裝修完成,等待驗收。很快問題就出現了,在執行的時候,墻面的漆還沒有刷完,鋪地板的團隊已經開始工作了,同時,運送家具的隊伍又著急忙慌地趕來了,但是屋子里幾乎還是半毛坯房的狀態,家具安放無法完成地板的工作,于是乎家具又只能在外面等著。


    經過一而再再而三地協調,項目終于可以按部就班進行了,可是這個時候,離「交房」日期只有幾天的時間了,無法在交付限定期內完成,最終導致交付延期。
    一、問題出在了哪里?
    回顧一下整個裝修的工作過程,或許能發現一些端倪:項目團隊和研發團隊之間的溝通存在各種障礙。不同的工作模式和管理工具導致各工作隊間信息隔離,研發進度黑盒,風險判斷滯后,交付一再延期,團隊間信任度受損,客戶滿意度和回款進度難以保障。
    不同組織架構、規模、工作模式的團隊,對項目管理的理解和做法各不相同,項目團隊也沒有合適的項目管理工具可用。
    簡單來說,「沒有工具可用+無計劃」導致了一系列問題。既然問題找到了,那么該如何解決呢?
    二、你會怎么做?
    你可能會想到,是否可以使用市面上熱門的管理工具來管理項目,進而提升效率?比如:
    - Project/Teamwork:用于項目里程碑、項目任務(wbs)拆解
    - Teambition/TAPD:用于敏捷迭代管理
    - Odoo:用于工時統計
    - Excel:用于收集項目需求、問題
    把各種熱門的工具堆疊在一起,真的能為項目帶來效率成倍提升的效果嗎?事實上,多種工具必然會帶來一些問題,比如:
    1、數據孤島
    不同環節的數據分散于不同的系統中,彼此獨立形成數據孤島,上下游無法及時同步、對齊信息,導致潛在風險被掩蓋,管控滯后。
    2、協調成本巨大
    為統計協調各小組工作項目經理需要花費更多時間相互交涉說明,疲于奔命。
    3、業務限制
    常見的項目管理工具內置了既定的管理流程,無法完全貼合不同公司獨特的項目管理流程和可能的變數,常需要靠其他工具彌補。結果是工具越堆越多,流程越來越亂。
    4、采購成本高
    多系統采購成本高昂,如果你有一個 30 人的研發團隊,每年的項目管理系統、研發敏捷管理系統、客戶問題管理系統采購成本高達數萬元甚至數十萬元。與此同時,問題仍然沒有得到解決。
    三、解決方案
    管理者、員工紛紛被工具束縛了手腳?就好比你的「裝修隊」里,不可能人人都是超級專家,當采購新的工具之后,培訓大家如何使用首先就是個大問題,更重要的是,團隊間的溝通問題仍然沒有解決。軟件不該決定業務,而應該由業務來決定軟件。其實,你的計劃、你的「裝修設計圖」很好,只不過需要的是一套合適的工具罷了。
    1、一站式項目管理
    簡單來說,從客戶、項目、研發、售后的業務流閉環,實現需求、問題、版本規劃、迭代開發、上線計劃、工時統計的一站式管理。
    2、管理流程可靈活定制
    從項目規劃到項目收尾、從項目經理到研發經理、從團隊管理到客戶關系管理,隨需應變,缺什么就加什么,按照自己的方式打造個性化的項目管理工具。
    3、關鍵事件提醒
    項目交付延期的一個重要因素是:提醒。一改過去「提醒基本靠吼」的管理方式,項目里程碑到達、項目變更發生、關鍵路徑上的任務延期等重要事件,系統均可設置主動提醒,讓項目管理過程變被動為主動。
    4、項目數據可視
    項目進展怎么樣了?不論是用語言還是文字,似乎都很難描述清楚,通過匯總、監控實時看到項目成本、進度、質量、問題、風險等關鍵信息。項目情況一目了然,盡在掌握,自然無懼風險。

    結語:項目交付延期可能并不全是員工的錯。
    為什么?因為我們相信絕大部分團隊的成員,都是抱著把事情做好、做精的想法才聚集到一起的,幾乎不會有人從項目一開始就想:我一定要把它干砸了!所以,作為團隊的一份子、同時作為一名管理者,如何將你的計劃、思想用更好的方式傳達、實踐,就顯得尤為重要,你需要的只是一個好用的工具-一套管理項目全周期的工具-有譜項目管理系統。

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